Ната Толмачова - 6-5-2007 у 23:44
Оренда офісу і придбання основних засобів
Вміння ставити пріоритети і обирати з багатьох можливих варіантів той варіант,
який є найбільш оптимальним для вас є запорукою вашого успіху в бізнесі.
Як тільки ви вирішите починати власну справу, у вас з’явиться мільйон справ, які
треба зробити перед тим, як ви безпосередньо розпочнете свою підприємницьку
діяльність. Звісно, бізнес буває різний і підготовка до нього теж відповідно буде
різна. Для одного бізнесу потрібен офіс, для іншого магазин, склад чи відповідне
виробниче приміщення, а для якось бізнесу приміщення зовсім не потрібне. Певні
види бізнесу потребують наявності транспортних засобів, відповідного
обладнання, земельних ділянок, а можливо саме для вашого бізнесу достатньо мати
вдома комп’ютер і цього на початок буде достатньо.
Вибирати приміщення треба залежно від виду діяльності:
1. торгівля
- плюс залежно від виду товару: продукти харчування, промислові товари,
великогабаритні, дрібні товари, гуртова чи роздрібна торгівля
2.виробництво
3.надання послуг
4.виконання робіт
Залежно від виду і обсягу діяльності залежить вибір приміщення за багатьма
параметрами:
Вибір розташування
Вибір форми власності
Вибір розмірів
Кількість окремих кімнат (залів)
Вибір поверху будинку
Вибір виходу вікон
Вибір легкості заїзду тощо
В даній темі ми розглянемо тільки ті випадки, коли для успішного ведення бізнесу
вам необхідне спеціально обладнане офісне приміщення.
“Ніщо ні звідки не береться і нікуди не дівається” (с). В зв’язку з цією
незаперечною істиною ви мусите повністю облаштувати для себе офісне
приміщення.
Для початку його потрібно мати в наявності. Приміщення може бути:
1)власним;
2)орендованим.
Спочатку ПРО ОРЕНДУ.
Орендувати можна як приватні приміщення, так і ті, які перебувають в державній чи
комунальній власності, в про це можна прочитати в Законі України “Про оренду
державного та комунального майна”, а ще краще з’ясувати в міській раді, що і до
чого.
Тут ми розлянемо питання оренди приватного офісного приміщення, оскільки це
найшвидший і найпоширеніший спосіб оренди.
Якщо маєте необхідність орендувати приміщення ви повинні врахувати дуже багато
моментів, від яких прямо залежить весь процес проведення підприємницької
діяльності, про них ми і поговоримо нище.
В першу чергу, необхідно з’ясувати, яке саме приміщення вам необхідне, під яку
діяльність, з якими обсягами, скільки ви будете облаштовувати робочих місць,
скільки (приблизно) ви очікуєте клієнтів тощо.
Пам’ятайте, що є певні вимоги до кількості робочих місць в одному приміщенні і що
ваші виробничі спроможності мають межу, тобто ви самостійно чи разом з
працівниками можете протягом місяця виконати певну кількість роботи, надати
певну кількість послуг або виготовити певну кількість товару. Понад ту межу ви не
зможете брати замовлення, якщо наперед не пророхуєте ці моменти, бо не буде
можливості їх виконати.
Якщо ви чітко з’ясували для себе яке приміщення вам потрібне, то можна приступати
до його пошуку.
Шукати приміщення можна двома способами:
1)самостійно (як правило, довго, можливо і кілька місяців);
2)за допомогою посередника (як правило, швидко, можливо і за кілька днів)
Офіси умовно можна поділити на окремі і офіси, які знаходяться в офісних центрах.
І ті, і інші мають свої переваги і недоліки, а також різницю в вартості.
В офісних центрах, є готові телефонні лінії, мережа інтернет, власна система
охорони тощо. В цьому плані приміщення в офісному центрі має свої переваги. Воно
частіше за все є дешевшим, ніж таке саме за площею і станом ремонту, але яке
знаходиться окремо, у вартість орендної плати може входити вартість комунальних
послуг, можуть бути встановлені ще якісь додаткові платежі тощо. В такому випадку
перед орендою офісу необхідно з’ясувати, яку саме остаточну суму вам доведеться
платити за користування цим офісом.
Крім того, дозволи від пожежників і санстанції є турботою власників будівлі, а не
вашою, що теж є значною перевагою. Те саме стосується магазинів і павільйонів в
торгових центрах – різноманітні дозволи є справою власників цих будівель.
Якщо ваша діяльність не передбачає постійного щоденного приходу нових клієнтів
вам вигідніше і безпечніше орендувати такий офіс. В будь-якому випадку, при оренді
приміщення в офісному центрі треба звертати увагу на те, чи в людному і зручному
місці воно знаходиться. Людне місце зробить вам додаткову рекламу, якої забагато
не буває. Якщо бізнес не пов’язаний з постійним залученням нових клієнтів і не
залежить від розміщення офісу, то для вас можливо такі питання не будуть дуже
важливими.
Офіс, який знаходиться окремо, особливо якщо він на першому поверсі, в людному
місці ніколи не дасть вам відпочити від клієнтів, хіба
що бізнес абсолютно сезонний. Такі офіси коштують
найдорожче, але вони себе окуповують. Відразу орендувати такий офіс може бути
проблематично не лише через високу вартість, але ще і в зв’язку з тим, що до
початку роботи, необхідно отримати відповідні дозволи, що забирає також час і
додаткові гроші.
Взагалі витрати на офіс, якщо він орендований є самими великими. Це буде ваша
перша стаття витрат.
В такому офісі важливим питанням є і його система охорони. Вам доведеться
подумати про це до того, як ви почнете завозити туди догогу офісну техніку і т.п.
Варіанти тут є, знову ж таки, два – брати на ніч охоронця або встановлювати
синалізацію – як мінімум охоронну і пожежну. В крайньому випадку – хоча б
охоронну (решітки на дверях і вікнах як спосіб захисту від крадіжки зовсім не
допоможуть, хоча вони теж мають бути). Встановлення хорошої сигналізації є
недешевим задоволенням, хоча вартість залежить від площі офісу чи магазину.
Звісно, краще брати офіс, де сигналізація вже стоїть, але в будь-якому випадку,
треба подумати про те, що ви повинні підключитися до державної чи приватної
системи охорони і платити за це щомісячно певну плату. Це ще одна стаття ваших
обов’язкових витрат.
Також слід звернути увагу на те чи є в офісі підключення до мережі Інтренет, чи вам
самостійно доведеться це робити. Якщо є – дуже добре. Якщо нема, постарайтеся
спочатку дізнатися хто з правайдерів підключить вам інтернет і за яку ціну.
Звісно вибирати є з кого, але не факт, що навіть в центрі обраний вами провайдер з
радістю дасть вам інтернет 
А ті, які його
нададуть можуть мати високі тарифи. Звісно сам по собі Інтернет не є дуже дорогим,
якщо платити виключно за нього, але не забувайте, що це просто ще одна стаття
витрат. Думайте не про окрему вартість всього за що маєте платити, а за сумарну.
Приблизно така ж ситуація може бути і телефоном, якщо його нема, або він тільки
один, а вам треба мінімум два або і більше. Якщо плануєте проводити додаткові
телефонні лінії та Інтернет шукайте варіанти, щоб зробити це одночасно і краще в
однієї фірми.
Немаловажним моментом є вигляд офісу ззовні і всередині. Особливо якщо туди мають
постійно приходити клієнти. Офіс повинен бути не лише зручним, але і затишним,
створювати хорошу атмосферу і залишати по собі хороше враження. Робіть все так,
щоб клієнтам було зручно і по можливості покращуйте якість обслуговування. Не
зайвим бути дотримуватись основних вимог ділового етикету і виробити в собі таку
корисну звичку.
Це далеко не все, що варто знати коли орендується приміщення і враховуючи
особливості бізнесу слід заздалегідь продумати всі можливі варіанти його
облашування і безпеки.
Тепер про ВЛАСНЕ ПРИМІЩЕННЯ.
Це вже набагато приємніший момент. Як мінімум ви не буде платити орендну плату,
але всі решта витрати лишаються за вами. Найкращим варіантом є власний офіс чи
магазин в нежитловому фонді. Якщо ж ви надумали використовувати свою квартиру для
здійнення підприємницької діяльності ви повинні: 1) перевести її з житлового в
нежитловий фонд або 2) отримати дозвіл використувати її для здійснення
підприємнцької діяльності без переведення в нежитловий фонд. Зробити щось одне з
двох треба обов’язково, бо інакше одного чудового дня ваш бізнес в цьому місці
доведеться припинити, перед тим сплативши купу штрафів за нецільове використання
житла.
Якщо ж офіс ви нарешті маєте, то тепер треба подумати про ПРИДБАННЯ ОСНОВНИХ
ЗАСОБІВ. Чесно кажучи, про це треба думати паралельно і паралельно
домовлятися, щоб потім не вийшло так, що ви орендували офіс, почали за нього
платити, а потім місяць чекаєте на меблі і не використовуєте той офіс. Для таких
випадків (і для всіх інших треба мати запас грошей на оренду мінімум два-три
місяці, а ще краще на півроку).
Як правило, (99, 9%) офіси здаються в оренду абсолютно порожні. Мусите відразу
порахувати скільки буде коштувати облаштування офісу і відповідно скільки часу
це може забрати.
Вам необхідно придбати як мінімум:
1.меблі
2.офісну техніку
3.господарський реманент
4.канцтовари
Можливо щось для вас зайве, можливо щось потрібно ще, але ми розглянемо
найпростіший і найпоширеніший варіант.
Отже, МЕБЛІ
Їх слід замовити в першу чергу, бо їх роблять і везуть найдовше – десь мінімум два
тижні. Пообіцяти можуть і швидше, але не розраховуйте на обіцянки, в нас їх мало
хто дотримується. Є варіант взяти меблі відразу з тих, які наявні в меблевому
салоні, але там навряд чи буде та кількість меблів одного кольору і стилю, які вам
потрібні, тому в будь-якому якому випадку доведеться бодай на щось одне чекати.
Кілька порад:
1.Не забудьте поїхати чи передзвонити в кілька меблевих салонів, щоб порівняти
ціни і не переплачувати.
2.Не забувайте, що доставка меблів здійснюється безоплатно тільки в разі купівлі
меблів на певну суму і що доставка здійснюється лише до під’їзду, тому далі або
несете з кимось або доплачуєте тим хто вам їм привіз окремо.
3.Не платіть всю суму відразу, платіть невеликий аванс, а потім розраховуйтесь
повністю, коли все ціле і справне дійсно привезуть як пообіцяли.
4.Якщо купуєте в приватного підприємця, а не в фірми, крім чеку, на якому ви маєте
прослідкувати, щоб поставили печатку і штамп “Оплачено”, візьміть копію
свідоцтва про його реєстрацію (це потрібно для бухгалтерії)
Далі, ОФІСНА ТЕХНІКА.
Скільки чого вам потрібно ви маєте знаєте наперед хоча б для того, щоб замовити
все гуртом в одному місці, оскільки:
1.купуючи на гуртівні ви зекономите багато грошей;
2.якщо купуєте на велику суму будете ще мати додаткову знижку;
3.вам гарантована безкоштовна доставка.
Кілька порад:
1.Теж слід попросити прайс-листи на різних гуртівнях, щоб порівняти ціни і не
переплачувати;
2.Якщо ви не фахівець в техніці, то не купуйте самі і не вірте в чесність і знання
продавців – попросіть когось зі знайомих або скористайтесь послугами фахівця,
якому довіряєте, щоб вибрати хорошу техніку за нормальною ціною;
3.Беріть чеки!!! Деколи вам можуть не захотіти дати чек, якщо ви купуєте за готівку.
В такому випадку краще платити в безготівковій формі, хоча це буде на кілька
відсотків дорожче;
4.При доставці уважно перевірте чи завезли все, що ви замовили і нічого не
переплутали і не забули – це часто трапляється.
Комп’ютери звісно ж, потребують програмного забезпечення, тому варто відразу
разом з комп’ютерами купувати операційні системи до комп’ютерів, а все решта
програмне забезпечення можна ставити з вільним доступом (те, яке не потребує
ліцензії), яке має хорошу якість і головне дістанеться вам безоплатно. Це буде
детальніше описане в темі “Іннформаційні технології в бізнесі”
Не рекомендую ставити неліцензійне програмне забезпечення і не тільки тому, що це
абсолютно незаконно, а в першу чергу тому, що це абсолютно нерозумно – зараз
почастішали перевірки стосовно програмного забезпечення і фінансові
неприємності вам гарантовані.
Господарський реманент, типу засобів для прибирання офісу вам також доведеться
купити, так само як і речі, які будуть служити виключно для оздоблення офісу. Це не
забере багато грошей, але це також ще одна стаття витрат і про це не варто
забувати. Крім того, вам необхідна вивіска на двері, залежно від виду діяльності –
куток споживача тощо. Це теж стосується облаштування офісу і підготовки його до
роботи. Саме такі дрібнички можуть потім скластися в значну суму, яку ви необачно
не порахували коли думали про облаштування офісу.
КАНЦТОВАРИ і т.п. теж варто купити на гуртовні і теж варто брати всі чеки
і перевіряти чи оформлені вони належним чином.
Якщо у вас фірма, то вам доведеться повністю організувати діловодство і
бухгалтерію (приватний підприємець діловодства як такого не має). В плані витрат
– це купівля бланків документів, спеціальних журналів і т.п. В принципі багато
дрібниць, і – ще одна стаття витрат. Якщо ж не хочете купувати багато бланків і
т.д., можете купити електронну бухгалтерську програму – це дорожче, але в
майбутньому сильно зекономить і час і гроші. Це все необхідно мати в наявності
відразу після реєстрації фірми, тому гроші, які на це потрібні слід рахувати
заздалегідь. Що саме конкретно вам доведеться придбати буде описано в інших
темах.
Отже, на даний момент, при бажанні створити власну фірму, вам необхідно
врахувати скільки будуть коштувати:
1.державна реєстрація і післяреєстараційні процедури;
2.відповідні дозволи, ліцензії до початку роботи.
3.оренда офісу + одноразова плата посереднику, в разі його залучення;
4.безпека приміщення (читайте: “бізнесу”)
5.придбання меблів;
6.придбання техніки, обладнання тощо;
7.канцтвари;
8.господарські товари.
Це далеко невичерпний перелік витрат, але приблизно так ви повинні рахувати
скільки і чого вам треба якщо вам бізнес потребує спеціально облаштованого
приміщення. Кожний бізнес має свої особливості і це все повинно відображитися в
конкретному бізнес-плані, який у вас мусить бути обов’язково.
Для людини, яка стикається з цим перший раз це зробити непросто, тим все більше
зробити самостійно. В основному через те, що нема ніде повної інформації як, де,
коли і в якому порядку все це робиться, деякі люди дуже довго не можуть
відважитися аби розпочати власну справу, або надовго затягують весь процес
організації. Звісно, абсолютно точно я сказати не можу, бо все залежить від
конкретних, умов, видів діяльності, часу і грошей, але при бажанні організувати
бізнес швидко, це все можна встигути зробити в середньому за один місяць (крім
деяких ліцензій). Як варіант, ви можете частину роботи доручати відповідним
фахівцям або відразу брати якось працівника, або друга, родича чи знайомого для
допомоги. А ще краще кількох
Наостанок – це вам не здається, що роботи дуже багато, її справді дуже багато, але
разом з тим, це робота дуже цікава і дуже приємна. Ну хіба ми щодень організовуємо
власний бізнес на власний розсуд? Напевно, що ні, тому варто не боятися роботи по
організації, а насолоджуватися її процесом!